Сталкиваясь с необходимостью оптимизации затрат на аренду офиса, многие компании допускают ошибки, которые могут привести к негативным результатам: уменьшению оборота или даже полной остановке деятельности. На чем можно сэкономить при аренде помещений, а за что лучше заплатить полностью, рассказывают эксперты рынка.

Чем бы пожертвовать?

Оказываясь в условиях строгой экономии, арендаторы офисов, прежде всего, решают пересмотреть объем помещений в сторону уменьшения. Если «ужать» пространство невозможно, то обычно внимание обращается на локации подешевле – в более удаленных от центра районах, на территориях промышленных зон и в старых административных зданиях, которым давно уже требуется реновация. По данным компании JLL, основная часть сделок по итогам трех кварталов этого года была закрыта именно в децентрализованных районах – от Садового кольца до МКАД. «Компании, расположенные в нескольких офисах, безусловно, имеют возможность сэкономить при переезде в один консолидированный офис», – добавляет к этому Елизавета Голышева, руководитель отдела по работе с владельцами офисных помещений компании JLL. Такой прием позволит не только сократить арендуемую площадь, но и получить дисконт за большой объем.

Интересно, что при переезде в другое здание, нередко отмечается не снижение требований к площадям, а наоборот – их повышение. Востребовано становится, в частности, применение зеленых технологий, которые позволяют экономить на платежах.

И все же далеко не все могут позволить себе радикально менять дислокацию. Нередко оставаться на месте требует имидж компании и характер предоставляемых ею услуг. «Компании, ориентированные на работу с клиентами, стремятся сохранить офис с центральным месторасположением, учитывая удобную транспортную доступность и оптимальное время в дороге, – подтверждает Антон Леляк, руководитель отдела аренды департамента коммерческой недвижимости компании «НДВ-Недвижимость». – Однако в случае перехода на режим экономии может быть выбран компромисс в виде представительского отделения в центре и офиса в более удаленной локации для размещения административного блока сотрудников».

Оценить степень влияния сферы деятельности на расположение офиса довольно несложно: главное – понимать, с кем работает компания. «Для крупных юридических  компаний и компаний финансового сектора важна определенная премиальность расположения, переезд из центральных районов может негативно сказаться на имидже и указать на возможные финансовые проблемы, – поясняет Михаил Титов, заместитель директора отдела исследований рынка CBRE. – При этом для технологических компаний и компаний IT сектора «прайм-локация» не является определяющим фактором – для них важно техническое обеспечение офиса и его функциональность, поэтому компании из этого сегмента способны расположиться в современных офисных комплексах в менее премиальных и более децентрализованных локациях».

Не менее популярным решением в вопросе экономии является также сокращение затрат на сам офис: в частности, отказ от различных дополнительных услуг – технического обслуживания, клининга, аренды почтовой ячейки и пр.

Вариации с пространством

Один из новых способов оптимизации – перевод всей или части компании в коворкинг, где за одним столом может поместиться чуть ли не с десяток сотрудников, и платить можно меньше, чем за полноценный офис. «Крупные компании часто используют места в коворкинге, скорее, как дополнительные площади, которые можно арендовать либо под новый проект, находящийся в стадии тестирования, или под проект с ограниченным жизненным циклом, – рассказывает Дмитрий Венчковский, старший директор отдела корпоративных услуг Cushman & Wakefield. – Такой подход дает очевидные преимущества, так как позволяет быстро запуститься и в любой момент расторгнуть договор без лишних затрат».

Основным достоинством коворкингов нередко называется их гибкость, что, в принципе, реализуемо и на традиционных площадках. «Собственный офис тоже можно организовать по принципу мобильного пространства, подстраиваясь под актуальные нужды и экономя ресурсы, – уверен Алексей Емельянов, генеральный директор компании City&Malls PFM. – Например, при наличии мобильных сотрудников возможны нефиксированные рабочие места и создание возможностей для работы в лаунж-зонах».

Этой же точки зрения придерживается и Мария Николаева, глава архитектурного бюро Mad Architects: «Современный офис можно оптимизировать за счет архитектуры настолько, что разница будет действительно ощутимой. Не секрет, что большинство офисов теряют на доле неэффективных площадей до 30% от суммы аренды. Сократив ее даже наполовину, мы получим весомую экономию для компании».

Стандартные ошибки

В стремлении сэкономить предпринимаются, как правило, стандартные шаги, однако далеко не все они приводят к позитивным результатам. К примеру, нередко пересматривается количество сотрудников и, соответственно, занимаемых ими рабочих мест. «Это является неоднозначным и не всегда верным решением – в особенности, если штат нельзя назвать необоснованно «раздутым», а технологиям, позволяющим упростить процедуры и перевести их в онлайн, не уделено необходимого внимания», – отмечает Антон Леляк.

Еще один нередкий прием – заморозка расходов на дорогостоящую технику и текущий ремонт. В этом случае также вполне может появиться повод вспомнить поговорку про скупого, который платит дважды. «На чем однозначно не стоит экономить – так это на техническом обеспечении, – уверен Алексей Емельянов. – Покупка дешевого оборудования грозит проблемами в эксплуатации и частыми ремонтами, что сведет экономию к нулю».

«На мой взгляд, нецелесообразно экономить на здоровье людей, – продолжает тему Мария Николаева. – Это, в первую очередь, инженерные системы (кондиционирование и освещение), а также офисная мебель. Нередко компании закупают дешевые кресла, а потом сотрудники жалуются на быструю утомляемость и боли в позвоночнике. Но, как известно, совершенство складывается из мелочей, что применимо и к эффективности – качественное рабочее место повышает продуктивность и снижает издержки работодателя на больничные для сотрудников».

Выгодные предложения

Для того, чтобы не экономить на людях и организации рабочего процесса, можно обратиться к возможностям, которые есть сейчас у бизнеса. На фоне сложившейся экономической ситуации, в которой наблюдается падение спроса, рынок перешел на сторону арендатора, и владельцы офисов вынуждены предлагать интересные и выгодные условия.

«Арендодатели заинтересованы в том, чтобы максимизировать свою прибыль. По этой причине инициатива ввода более выгодных условий обычно исходит от самих арендаторов, а не бенефициаров сделки – то есть владельцев офисных площадей. С учетом конкурентности рынка есть возможность договориться о весьма ощутимых уступках – вплоть до двукратного снижения стоимости аренды для отдельных объектов», – говорит Антон Леляк.

Какими еще бонусами вогут воспользоваться арендаторы? «Владельцы могут предлагать целый ряд дополнительных инструментов: временные скидки, фиксация обменного курса (в случае, если валютой договора все еще является доллар США или евро), арендные каникулы, компенсация части затрат арендатора на отделку или же вовсе проведение отделочных работ силами и за счет владельцев помещений», – отвечает Дмитрий Венчковский.

Конечно, стоит учитывать, что владелец все равно постарается компенсировать свои расходы. «Компания должна понимать, что стоимость выполнения ремонтных работ за счет арендодателя как правило будет растворена в ставке аренды, и не будет нести реальной экономии средств, но зато позволит распределить данные расходы во времени», – отмечает Михаил Титов.

Ситуация, в которой арендодатель старается максимально пойти навстречу клиенту, будет продолжаться не всегда. «По нашему экспертному мнению, «окно» возможности получить максимальную гибкость в диалоге с арендодателем будет постепенно закрываться, – считает Елизавета Голышева. –  Ставки в большинстве зданий классов А и B стабилизировались и общий объем скидки, который можно получить в диалоге, сокращается. На фоне снижения объема свободных помещений (в некоторых сегментах вакантность достигла почти «здорового» уровня в 11%), медленного выхода нового предложения и увеличенного спроса как со стороны российских, так и международных компаний, этот тренд будет только усиливаться и даст толчок небольшому росту ставок, который мы ожидаем с I-II кварталов 2018 г. При этом в менее качественной недвижимости – классе B- и на некоторых менее востребованных направлениях – компании сохраняют возможность существенно сэкономить на аренде, в основном строя диалог с арендодателем вокруг более сниженной ставки аренды и каникулах».

Источник: http://comestate.ru/articles/na_chem_sekonomit_pri_arende_ofisa